Działa u klienta od 2.09.2026Zaktualizowano 21 października 2026

AI, które odpowiada na maile: czyta skrzynkę, rozpoznaje sprawę i przygotowuje odpowiedź, a Ty klikasz „wyślij”

To system, który sam czyta firmowe skrzynki (u klienta trzy skrzynki co 2 minuty), rozpoznaje, czego dotyczy list, zakłada albo dopisuje zgłoszenie, wyciąga dane z faktur i przygotowuje odpowiedź w Twoim stylu. Odpowiedź czeka w kolejce „do akceptacji”: czytasz, poprawiasz, jeśli trzeba, i wysyłasz jednym kliknięciem. Spam i powiadomienia odkłada na bok. U klienta, biura zarządcy nieruchomości, działa od 2 września 2026. Wdrożenie od 6 900 zł netto.

Odczyt pocztyco 2 minuty, IMAP
Rozpoznajesprawę, rodzaj, pilność
Odpowiedźprojekt do akceptacji
Cena od6 900 zł netto

Umów bezpłatną rozmowę (30 min)Jak to działa

Kolejka Do akceptacji: lista odpowiedzi na maile klientów, obok projekt odpowiedzi napisany przez AI z przyciskami Odrzuć, Zapisz poprawkę, Karta firmy i Zatwierdź — ZrzutKolejka „Do akceptacji”: przy każdym mailu od klienta czeka odpowiedź napisana przez AI. Człowiek ją czyta, poprawia i klika „Zatwierdź” albo „Odrzuć”.

Problem

Połowa maili to te same pytania, a każdy trzeba przeczytać

Firmowa skrzynka to mieszanka: zgłoszenia od klientów, faktury, oferty, powiadomienia, spam. Ktoś musi to przeczytać, przepisać sprawę do systemu i odpisać. Zwykle ta sama osoba, która ma też inną pracę.

Autorespondery odpowiadają wszystkim tym samym zdaniem. Gotowe narzędzia AI piszą ładnie, ale nie wiedzą nic o Twoich klientach i sprawach, więc i tak trzeba wszystko sprawdzić.

Zgłoszenia z maila trzeba ręcznie przepisywać do systemu
Klient czeka na odpowiedź dzień, bo skrzynka rośnie
Faktury z załączników ktoś przepisuje do arkusza
Nikt nie wie, na który mail jeszcze nikt nie odpowiedział

Jak to działa

Krok po kroku

System czyta skrzynki
Co 2 minuty pobiera nowe listy z Twoich skrzynek (IMAP, działa z każdą pocztą, także razem z Outlookiem czy Thunderbirdem).
Rozpoznaje sprawę
Czego dotyczy list, kto pisze, czy to nowa sprawa, czy ciąg dalszy, jak pilne. Spam i powiadomienia odkłada na bok.
Zakłada albo dopisuje zgłoszenie
Nowa sprawa trafia do systemu z adresem, rodzajem i podpowiedzią, kto ma się nią zająć. Faktura trafia do rejestru z odczytanymi danymi.
Przygotowuje odpowiedź
W Twoim stylu i z faktami ze sprawy. Odpowiedź czeka w kolejce do akceptacji, z flagami, jeśli AI czegoś nie jest pewne.
Ty klikasz „wyślij”
Czytasz, poprawiasz, wysyłasz albo odrzucasz z powodem. Odpowiedź wychodzi z Twojej skrzynki i jest w historii klienta.

Ekrany

Tak to wygląda w działającym systemie

Zrzuty pochodzą z działającego oprogramowania uruchomionego na danych przykładowych: nazwy, adresy i numery są fikcyjne. Rozmowy w komunikatorach odtwarzamy na danych fikcyjnych, bo prawdziwe to dane klientów.

Poczta biura w panelu: list mieszkańca rozpoznany jako zgłoszenie z wyjaśnieniem dlaczego, oznaczony jako awaria, a pod nim propozycja odpowiedzi czekająca na zatwierdzenie — ZrzutList rozpoznany jako zgłoszenie (z wyjaśnieniem, dlaczego to ta sama sprawa co telefon), oznaczony jako awaria, a pod nim propozycja odpowiedzi. Nic nie wychodzi bez zatwierdzenia.

Mail od klienta, a pod nim projekt odpowiedzi napisany przez AI z przyciskiem Otwórz w Do akceptacji — ZrzutMail klienta i pod nim projekt odpowiedzi AI: z konkretnym terminem z wątku, bez frazesów. Wychodzi dopiero po zatwierdzeniu.

Odpowiedzi klientów rozpoznane przez AI: zainteresowany, pytanie, obiekcja, autoodpowiedź, nie jest zainteresowany, prośba o niekontaktowanie — ZrzutAI rozpoznaje, co klient odpisał: zainteresowanie, pytanie, obiekcję, autoodpowiedź albo prośbę o niekontaktowanie. Taki adres od razu trafia na listę wykluczeń.

Agent daje znać o nowym mailu, a szkic odpowiedzi czeka w panelu do wysłania — OdtworzenieAgent daje znać w komunikatorze, że przyszedł ważny mail, a szkic odpowiedzi czeka w panelu.

Dowód

Gdzie to już działa

Biuro zarządcy nieruchomości

Od 2.09.2026 system czyta trzy skrzynki biura (zgłoszenia, faktury, ogólna) co 2 minuty, zakłada i klasyfikuje zgłoszenia, a faktury z załączników czyta model AI pod kontrolą kodu i odkłada do rejestru. Asystent proponuje odpowiedzi na listy; nic nie wychodzi do mieszkańców i firm, dopóki biuro nie przełączy wyłącznika wysyłki.

UNSEEN (nasz własny system)

Agent mailowy w naszym panelu od 17.10.2026: jeden model pisze projekty odpowiedzi, drugi rozpoznaje, co klient odpisał. Wszystko trafia do kolejki „Do akceptacji”, a automatyczna akceptacja jest wyłączona. Odpowiedź klienta od razu wstrzymuje dalsze maile do tej firmy, a prośbę o niekontaktowanie wyłapują twarde reguły, zanim zobaczy ją model. Ma też dzienny limit maili, okno wysyłki i dzienny budżet na model.

Co potrafi

Odczyt wielu skrzynek co 2 minuty, bez zmiany poczty
Rozpoznanie sprawy, nadawcy, wątku i pilności
Zgłoszenie w systemie prosto z maila
Odczyt faktur z PDF i skanów do rejestru
Projekt odpowiedzi w Twoim stylu, z faktami ze sprawy
Strażnik faktów: oznacza w projekcie nazwiska, kwoty i terminy spoza wątku
Kolejka do akceptacji z flagami niepewności
Rozpoznanie odpowiedzi klienta: zainteresowany, pytanie, obiekcja, prośba o niekontaktowanie
Lista maili, na które nikt jeszcze nie odpowiedział

Czego celowo nie robi

Nie wysyła odpowiedzi bez akceptacji człowieka (chyba że świadomie włączysz to dla prostych, powtarzalnych spraw)
Nie kasuje listów
Nie wysyła zimnych maili do osób, które nie wyraziły zgody
Nie wykonuje poleceń z treści maila: list to dla niego dane, nie instrukcja

Co robi AI, a co zostaje przy człowieku

AIRobi system

czyta i rozpoznaje sprawę
zakłada zgłoszenie
czyta faktury
pisze projekt odpowiedzi

CzłowiekDecyduje człowiek

akceptuje i wysyła
odpowiada w sprawach trudnych
decyduje, co może wychodzić automatycznie

Dla kogo

Biuro, do którego klienci piszą zgłoszenia mailem: zarządca, serwis, kancelaria, biuro rachunkowe
Firma, w której jedna osoba „pilnuje skrzynki” obok swojej pracy
Zespół obsługi klienta, który odpowiada na te same pytania

Jak wdrażamy

Podłączamy skrzynki (IMAP i SMTP), bez zmiany dostawcy poczty.
Na Waszych starych listach uczymy system rozpoznawać rodzaje spraw i ustalamy, kto czym się zajmuje.
Pierwsze tygodnie: system tylko proponuje, a Wy akceptujecie każdą odpowiedź.
Gdy projekty są dobre, możecie włączyć automatyczne odpowiedzi dla wybranych, prostych spraw.

Cena

od 6 900 zł netto · UN·AI

Moduł poczty AI podpięty do Waszego systemu. Gdy najpierw trzeba zbudować system zgłoszeń albo CRM, cena zaczyna się od 49 000 zł netto. Koszt modelu AI płacisz według zużycia.

Umów bezpłatną rozmowę (30 min)

Pytania

Pytania o aI, które odpowiada na maile

Czy AI może samo odpowiadać na maile klientów?

Może, ale domyślnie tego nie robi: każdy projekt odpowiedzi czeka na akceptację. Automatyczną wysyłkę włączamy świadomie i tylko dla prostych, powtarzalnych spraw (np. potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia), gdy widzicie, że projekty są dobre.

Czy musimy zmienić pocztę albo program pocztowy?

Nie. System łączy się ze skrzynkami przez IMAP i SMTP, więc działa z każdym dostawcą. Możecie dalej używać Outlooka czy Thunderbirda: stan skrzynki jest wspólny.

Skąd AI wie, co odpowiedzieć?

Z faktów w systemie: sprawy, historii klienta, cennika, procedur. Instrukcję stylu piszemy na Waszych dawnych odpowiedziach. Tam, gdzie AI nie jest pewne, projekt ma flagę do sprawdzenia.

Czy to zgodne z RODO?

Tak, przy umowie powierzenia danych i jasnych okresach przechowywania. Treść listów trafia do modelu AI tylko w zakresie potrzebnym do sprawy; dostawców modeli opisujemy w umowie.

Ile kosztuje AI do odpowiadania na maile?

Od 6 900 zł netto za moduł podpięty do istniejącego systemu. Koszt modelu AI płacisz według zużycia, z dziennym limitem.

Fakty na tej stronie pochodzą z kodu i dziennika wdrożeń systemów UNSEEN, stan na 21 października 2026. Autor: Bogumił Grochowski, założyciel UNSEEN.

Inne wdrożenia

Rozmowa pracownika biura z asystentem AI na WhatsAppie: pytanie o pilne sprawy, lista zgłoszeń i propozycja przekazania sprawy wykonawcy

Ludzie piszą na WhatsAppie, a sprawy giną w telefonie

Asystent AI na WhatsAppie

Pracownik pisze zwykłym językiem „co pilnego na dziś?”, a asystent sprawdza system i proponuje, co zrobić. Wiadomość od klienta sama zakłada zgłoszenie.

Działa u klienta, WhatsApp od 21.10.2026Zobacz, jak działa →

Aplikacja na Androida biura zarządcy: sprawy jako talia kart, jedna decyzja naraz, z budynkiem, rodzajem sprawy i przyciskami decyzji

Panel działa tylko przy biurku

Aplikacja na Androida i w przeglądarce

Jeden system, dwa wejścia: pełny panel w przeglądarce i aplikacja na telefon z powiadomieniami push i asystentem AI.

Aplikacja u klienta od 18.10.2026Zobacz, jak działa →

Rozmowa z agentem UNSEEN AI: pytanie o dzisiejsze sprawy, odpowiedź z listą spraw z CRM i prośba o zgodę na zapis notatki

Wiedza o firmie jest w pięciu systemach

Własny agent AI spięty z CRM

Pytasz w komunikatorze „co z tym klientem?”, a agent zbiera fakty z CRM, poczty i kalendarza. Zapisuje dopiero po Twoim kliknięciu.

Działa u nas od 18.10.2026Zobacz, jak działa →

Wszystkie wdrożenia →

Bezpłatna rozmowa · 30 minut

Porozmawiajmy o tym, jak AI odciąży Twój zespół

Opowiesz, która praca zjada najwięcej czasu albo gdzie giną informacje. Powiemy, co da się oddać AI, co lepiej zostawić ludziom i ile to kosztuje.

Ocenę, czy wystarczy gotowe narzędzie, czy potrzebny jest system na zamówienie. Jeśli gotowe wystarczy, powiemy to wprost.
Widełki ceny i czasu wdrożenia z naszego cennika.
Pierwszy krok, po którym najszybciej zobaczysz efekt.
Nie potrzebujesz specyfikacji ani wiedzy technicznej.

Rozmawiasz z Bogumiłem Grochowskimzałożycielem UNSEEN, który projektuje i buduje te systemy. Online, przez telefon albo na miejscu w Warszawie.

Sprawdzam wolne terminy…